AVG

Deze toelichting beschrijft hoe Xaracelis bij de exploitatie van de website en de verkoop van producten, de uitvoering van bestellingen en het verlenen van aanverwante diensten persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, verstrekt, bewaart en beschermt overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie (General Data Protection Regulation, GDPR), en hoe betrokkenen hun rechten op het gebied van gegevensbescherming kunnen uitoefenen.

Deze toelichting is van toepassing op personen die onze website bezoeken of gebruiken, producten bekijken, bestellingen plaatsen, betalingen verrichten, bezorgdiensten afnemen of contact met ons opnemen. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van onze daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten, de aangeboden diensten en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en voldoen, voor zover van toepassing, aan de GDPR en de relevante vereisten op het gebied van gegevensbescherming.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Xaracelis is de verwerkingsverantwoordelijke voor de relevante verwerkingsactiviteiten met betrekking tot persoonsgegevens op deze website. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens en voor het nakomen van de bijbehorende verplichtingen inzake gegevensbescherming overeenkomstig het toepasselijke recht.

Tijdens het aankoopproces en de uitvoering van bestellingen kunnen wij persoonsgegevens verwerken, waaronder identificatiegegevens, contactgegevens, bestelgegevens, betalingsgerelateerde gegevens, bezorggegevens en communicatiegegevens die verband houden met de klantenservice en aftersales. Wij verwerken deze gegevens op basis van het specifieke doel en de toepasselijke rechtsgrond voor iedere verwerkingsactiviteit. Indien nodig schakelen wij externe dienstverleners in om ons te ondersteunen bij betalingsverwerking, orderlevering, websitehosting, technische ondersteuning of andere gerelateerde bedrijfsactiviteiten.

Wanneer een derde partij namens ons persoonsgegevens verwerkt op basis van onze instructies, kan deze partij optreden als verwerker en de gegevens verwerken overeenkomstig het toepasselijke recht en de relevante contractuele afspraken. Wanneer een derde partij persoonsgegevens voor eigen, zelfstandige doeleinden verwerkt, kan deze partij optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke en zelf verantwoordelijk zijn voor de naleving van de toepasselijke verplichtingen met betrekking tot haar verwerkingsactiviteiten. Het samenwerken met derden ontslaat ons niet van de verantwoordelijkheden die wij op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming zelf moeten nakomen.

2. Beginselen van gegevensverwerking

Wij voeren onze verwerkingsactiviteiten uit overeenkomstig de kernbeginselen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in de GDPR.

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: Wij bepalen de toepasselijke rechtsgrond voor onze verwerkingsactiviteiten overeenkomstig het toepasselijke recht. Wij verwerken persoonsgegevens op een behoorlijke en transparante wijze en informeren betrokkenen over de doeleinden van de verwerking, de rechtsgrond, de ontvangers, de bewaartermijnen en hun wettelijke rechten.

Doelbinding: Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Voor verdere verwerkingen beoordelen wij of deze verenigbaar zijn met de oorspronkelijke doeleinden en verkrijgen wij, wanneer het toepasselijke recht dit vereist, een passende rechtsgrond.

Dataminimalisatie: Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de betreffende verwerkingsdoeleinden. Wij vragen gebruikers niet om informatie te verstrekken die niet relevant is voor de verwerking van bestellingen, de levering van diensten of andere duidelijk omschreven doeleinden.

Juistheid: Wij nemen redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden, juist en actueel blijven. Onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren of behandelen wij overeenkomstig het toepasselijke recht en de omstandigheden van het geval.

Opslagbeperking: Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de relevante verwerkingsdoeleinden, tenzij de toepasselijke wetgeving vereist dat gegevens langer worden bewaard of verdere bewaring noodzakelijk is voor de behandeling van geschillen of de onderbouwing van wettelijke rechten.

Integriteit en vertrouwelijkheid: Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met het type gegevens, de omvang van de verwerking, de potentiële risico's en de beschikbare technologie, om het risico op ongeoorloofde toegang, onopzettelijk verlies, vernietiging, openbaarmaking of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens te beperken.

Verantwoordingsplicht: Wij voldoen aan onze verplichtingen inzake gegevensbescherming overeenkomstig het toepasselijke recht en bewaren, voor zover van toepassing, de noodzakelijke verwerkingsregisters, contractuele documenten, toestemmingsregistraties en andere compliancegegevens om aan te tonen dat de relevante verwerkingsactiviteiten voldoen aan de toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming.

3. Soorten persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van de wijze waarop gebruikers met de website omgaan en de diensten die zij gebruiken, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Identificatiegegevens en contactgegevens: waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere identificerende gegevens die gebruikers tijdens het aankoopproces of bij contact met ons verstrekken.

Bestel- en transactiegegevens: waaronder ordernummers, aangekochte producten, productbedragen, transactiegegevens, factuurgerelateerde informatie, bezorgadressen, bestelstatus, bezorgstatus, terugbetalings- en retourgegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor de verwerking van bestellingen.

Betalingsgerelateerde gegevens: waaronder betalingsstatus, transactie-identificatiegegevens, betaalmethode en noodzakelijke transactie-uitkomsten die door betaaldienstverleners worden verstrekt. Volledige betaalkaartgegevens en andere gevoelige betalingsgegevens worden doorgaans verwerkt door de betreffende betaaldienstverlener overeenkomstig diens beveiligingsmechanismen. Of wij toegang hebben tot specifieke betalingsgegevens, hangt af van het daadwerkelijke betalingsproces en de configuratie van de betreffende diensten.

Technische en apparaatgegevens: waaronder IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatgegevens, taalinstellingen, toegangstijdstippen, paginaverzoeken, sessie-identificatoren en technische gegevens die verband houden met de werking, beveiliging en probleemoplossing van de website.

Gebruiks- en gedragsgegevens: waaronder bezochte pagina's, productweergaven, klikgedrag, winkelwagenactiviteiten, de tijd die op pagina's wordt doorgebracht, verwijzingsbronnen en gebeurtenisgegevens die via analysetools of advertentietechnologieën worden verzameld nadat de vereiste toestemming is verkregen.

Klantenservice- en communicatiegegevens: waaronder vragen, klachten, orderproblemen, retour- of omruilverzoeken, terugbetalingsverzoeken en relevante communicatie die gebruikers via e-mail of andere beschikbare contactkanalen indienen.

Cookiegegevens en gegevens uit vergelijkbare technologieën: waaronder informatie die wordt verzameld via noodzakelijke cookies, functionele cookies, analytische cookies of marketingcookies. Niet-noodzakelijke cookies en gerelateerde trackingtechnologieën worden ingeschakeld overeenkomstig het toepasselijke recht en de toestemmingskeuzes van de gebruiker.

Wij verzamelen geen gegevens uitsluitend omdat deze commerciële waarde kunnen hebben. De verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens maakt geen noodzakelijk onderdeel uit van de gewone uitvoering van bestellingen. Indien dergelijke gegevens in specifieke omstandigheden toch moeten worden verwerkt, beoordelen wij afzonderlijk de rechtmatigheid en de vereiste waarborgen overeenkomstig het toepasselijke recht.

4. Bronnen van persoonsgegevens

Wij verkrijgen persoonsgegevens voornamelijk via de volgende kanalen.

Rechtstreeks van gebruikers: Wanneer gebruikers bestelgegevens invullen, een betalingsverzoek indienen, een retour of terugbetaling aanvragen, contact opnemen met de klantenservice of vrijwillig andere informatie verstrekken, verzamelen wij de gegevens die noodzakelijk zijn om de betreffende handeling uit te voeren.

Automatische verzameling via de website: Wanneer gebruikers de website bezoeken of gebruiken, kunnen de websiteserver, beveiligingssystemen, cookies en vergelijkbare technologieën automatisch noodzakelijke technische gegevens en gebruiksgegevens genereren of verzamelen. Voor niet-noodzakelijke trackingtechnologieën waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, handelen wij overeenkomstig het toepasselijke recht en het toestemmingsmechanisme van de website.

Bronnen van derden: Voor zover noodzakelijk kunnen wij transactiegegevens en betalingsresultaten ontvangen van betaaldienstverleners, bezorgstatussen en afleverinformatie van vervoerders of bezorgdienstverleners, en gegevens die verband houden met de betreffende diensten van websitehosting-, beveiligings-, analyse- of advertentiediensten. De omvang van de door derden verstrekte gegevens hangt af van de daadwerkelijk geleverde diensten, de relevante contractuele afspraken, de keuzes van gebruikers en het toepasselijke recht.

Wij beschouwen het verkrijgen van gegevens via derden niet als een reden om onze verplichtingen inzake gegevensbescherming te omzeilen. Bij het ontvangen en verder gebruiken van dergelijke gegevens beoordelen wij, afhankelijk van de omstandigheden, het verwerkingsdoel, de rechtsgrond, de gegevensbron en de toepasselijke transparantievereisten.

5. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de concrete bedrijfsprocessen en beperken de verwerking tot wat noodzakelijk is om de betreffende doeleinden te bereiken.

Bestelverwerking en uitvoering van overeenkomsten: Wij gebruiken namen, contactgegevens, bestelinhoud, bezorgadressen en noodzakelijke transactiegegevens om bestellingen te ontvangen en te bevestigen, bestelgegevens te controleren, de verwerking en bezorging van producten te regelen, meldingen over de bestelstatus te versturen en de koopovereenkomst met gebruikers uit te voeren.

Betalingen en transactiebeheer: Wij gebruiken noodzakelijke transactiegegevens om met betaaldienstverleners samen te werken, betalingsstatussen te bevestigen, terugbetalingen te verwerken, transactiegegevens te controleren en, voor zover van toepassing, te helpen bij het oplossen van betalingsgeschillen of transactieafwijkingen.

Verzending en aflevering: Wij verstrekken de naam, contactgegevens, het bezorgadres, identificatiegegevens van de bestelling en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de bezorging aan de betreffende vervoerder of bezorgdienstverlener, zodat het transport kan worden geregeld, de bezorgstatus kan worden gevolgd en de producten kunnen worden afgeleverd.

Klantenservice en aftersales: Wij gebruiken bestelgegevens en communicatiegegevens om vragen te beantwoorden, klachten te behandelen, de voorwaarden voor retourzendingen of terugbetalingen te controleren, omruilingen te coördineren, transportproblemen met producten te onderzoeken en consumentenrechten en aftersalesverplichtingen uit hoofde van het toepasselijke recht na te komen.

Websitebeheer en beveiliging: Wij gebruiken noodzakelijke technische gegevens om de website operationeel te houden, systeemfouten te verhelpen, ongebruikelijke toegang te monitoren, mogelijke fraude te identificeren, transactieprocessen te beschermen en ongeoorloofde toegang of misbruik te voorkomen.

Analyse en websiteoptimalisatie: Nadat de vereiste toestemming is verkregen, kunnen wij toegangsgegevens en relevante gedragsgegevens gebruiken om het websitegebruik te analyseren, de prestaties van pagina's te beoordelen, technische problemen te identificeren en de functionaliteit en gebruikersprocessen van de website te verbeteren.

Marketing en promotie: Wanneer geldige toestemming is verkregen en het toepasselijke recht dit toestaat, kunnen wij relevante contactgegevens of trackinggegevens gebruiken om marketingberichten te versturen, advertentieprestaties te meten of remarketing uit te voeren. Gebruikers kunnen hun toestemming op elk moment intrekken en hebben tevens het recht om, waar het toepasselijke recht dit bepaalt, bezwaar te maken tegen de verwerking.

Wettelijke en complianceverplichtingen: Wij kunnen noodzakelijke gegevens verwerken en bewaren om te voldoen aan toepasselijke fiscale, boekhoudkundige, consumentenrechtelijke en andere wettelijke verplichtingen, te voldoen aan toezichtvereisten en, voor zover noodzakelijk, rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

6. Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Voor verwerkingsactiviteiten die onder de GDPR vallen, bepalen wij de toepasselijke rechtsgrond op basis van het specifieke verwerkingsdoel. Verschillende verwerkingsactiviteiten kunnen verschillende rechtsgronden hebben. Ook kan voor dezelfde gegevens een andere rechtsgrond gelden wanneer het verwerkingsdoel verschilt.

Uitvoering van een overeenkomst: Wanneer de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een koopovereenkomst of een daarmee verband houdende overeenkomst waarom de gebruiker heeft verzocht, verwerken wij de betreffende gegevens op grond van artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR. Voorbeelden hiervan zijn het ontvangen van bestellingen, het controleren van aankoopgegevens, het verwerken van betalingen, het regelen van bezorging, het versturen van bestelmeldingen en het behandelen van aftersaleszaken die rechtstreeks verband houden met de overeenkomst.

Toestemming van de gebruiker: Wanneer verwerking op toestemming van de gebruiker moet worden gebaseerd, verwerken wij de betreffende gegevens op grond van artikel 6, lid 1, onder a), van de GDPR. Voorbeelden hiervan zijn niet-noodzakelijke cookies, analytische trackingtechnologieën, marketingcookies of specifieke marketingactiviteiten waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is. Wij verkrijgen geldige toestemming voordat de betreffende verwerking wordt ingeschakeld. Gebruikers kunnen hun toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van geldige toestemming heeft plaatsgevonden.

Wettelijke verplichting: Wanneer de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, verwerken wij de betreffende gegevens op grond van artikel 6, lid 1, onder c), van de GDPR. Voorbeelden hiervan zijn het bewaren van noodzakelijke bestel- en transactiegegevens om te voldoen aan toepasselijke fiscale, boekhoudkundige, consumentenrechtelijke, wettelijke registratie- of toezichtverplichtingen.

Gerechtvaardigd belang: Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, en de belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden van de gebruiker niet zwaarder wegen, kunnen wij persoonsgegevens verwerken op grond van artikel 6, lid 1, onder f), van de GDPR. Voorbeelden hiervan zijn het beveiligen van de website en transactiesystemen, het voorkomen van fraude, het onderzoeken van misbruik, het oplossen van technische storingen, het beschermen van rechtmatige belangen en het behandelen van geschillen in verband met de bedrijfsvoering.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij, afhankelijk van de omstandigheden, de betrokken belangen, de noodzakelijkheid van de verwerking en de mogelijke gevolgen voor de rechten en vrijheden van gebruikers. Waar het toepasselijke recht dit vereist, nemen wij passende maatregelen. Gebruikers hebben onder de toepasselijke voorwaarden het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Wanneer voor een specifieke verwerkingsactiviteit geen van de bovenstaande rechtsgronden redelijkerwijs van toepassing is, zetten wij de verwerking niet voort uitsluitend omdat de gegevens al zijn verzameld. Wij beoordelen op basis van het daadwerkelijke verwerkingsdoel en het toepasselijke recht of een andere rechtsgrond beschikbaar is en voldoen aan de bijbehorende transparantie- en complianceverplichtingen.

7. Cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de basisfuncties van de website te ondersteunen, gebruikersvoorkeuren op te slaan, het websitegebruik te analyseren en, nadat de vereiste toestemming is verkregen, advertentieprestaties te meten. Verschillende categorieën technologieën hebben verschillende doeleinden en kunnen onder verschillende toestemmingsvereisten vallen.

Noodzakelijke cookies: Deze cookies ondersteunen de winkelwagen, het afrekenproces, sessiebeheer, websitebeveiliging en andere essentiële functies waar de gebruiker uitdrukkelijk om heeft verzocht. Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt zonder afzonderlijke toestemming wanneer het toepasselijke recht dit toestaat.

Functionele cookies: Deze cookies worden gebruikt om door gebruikers gekozen taal-, regio- of andere voorkeursinstellingen te bewaren. Voor functionele cookies waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, verkrijgen wij die toestemming voordat de cookies worden ingeschakeld.

Analytische cookies: Deze cookies worden gebruikt om bezoeken te tellen, paginaweergaven te analyseren, het websitegebruik te beoordelen en technische problemen te identificeren. Tenzij het toepasselijke recht het gebruik van een specifieke technologie zonder toestemming toestaat, verkrijgen wij geldige toestemming voordat analytische cookies worden ingeschakeld.

Marketingcookies: Deze cookies worden gebruikt voor het volgen van advertentieconversies, het beoordelen van advertentieprestaties of het uitvoeren van remarketing. Marketingcookies waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, worden alleen ingeschakeld nadat de gebruiker geldige toestemming heeft gegeven.

Gebruikers kunnen via het cookietoestemmingsmechanisme op de website niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren of beheren en hun keuzes later aanpassen of hun toestemming intrekken. Het voortzetten van het browsen op de website, het niet maken van een keuze of het sluiten van de cookiemelding wordt op zichzelf niet automatisch beschouwd als geldige toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

Gebruikers kunnen cookies ook via de browserinstellingen verwijderen of beperken. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan invloed hebben op de winkelwagen, de ingelogde status, voorkeursinstellingen of bepaalde websitefuncties, maar vormt op zichzelf geen rechtsgrond om niet-noodzakelijke trackingtechnologieën in te schakelen.

Raadpleeg het Cookiebeleid (Cookiebeleid) op de website voor informatie over de specifieke categorieën cookies, de gebruiksdoeleinden, technologieën van derden en het beheer van toestemming. De verwerking van gegevens via cookies valt tevens onder deze toelichting en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

8. Delen van persoonsgegevens en externe dienstverleners

Om bestellingen uit te voeren, betalingen te verwerken, bezorging te regelen, de website operationeel te houden en gerelateerde diensten te leveren, kunnen wij persoonsgegevens binnen de noodzakelijke grenzen aan relevante derden verstrekken. Wij beperken de omvang van het delen op basis van het concrete dienstverleningsdoel, het type gegevens en het daadwerkelijke bedrijfsproces. Wij verstrekken geen persoonsgegevens willekeurig aan derden wanneer deze niet relevant zijn voor de betreffende dienstverlening.

Betaaldienstverleners: Wanneer gebruikers een bestelling plaatsen of een betaling uitvoeren, kunnen noodzakelijke transactiegegevens aan relevante betaaldienstverleners worden verstrekt om transacties te verifiëren, betalingen te verwerken, terugbetalingen te beheren, fraude te voorkomen en het betalingsproces af te ronden. De specifieke omvang van de gegevens hangt af van de door de gebruiker gekozen betaalmethode en de verwerkingsmechanismen van de betaaldienstverlener.

Vervoerders en bezorgdienstverleners: Om producten te bezorgen op het door de gebruiker opgegeven adres, kunnen wij de naam van de ontvanger, contactgegevens, het bezorgadres, identificatiegegevens van de bestelling en andere informatie die noodzakelijk is voor de bezorging verstrekken aan de betreffende vervoerder of bezorgdienstverlener.

Websitehosting- en clouddienstverleners: Wij kunnen gebruikmaken van websitehosting, cloudinfrastructuur, databaseopslag, technisch onderhoud, beveiligingsmonitoring en andere noodzakelijke technische diensten om de website operationeel te houden, bedrijfsgegevens op te slaan en technische problemen te behandelen. Wanneer deze dienstverleners namens ons persoonsgegevens verwerken, moeten zij de toepasselijke wetgeving en de relevante contractuele verplichtingen naleven.

Analyse- en advertentieplatforms: Nadat de vereiste toestemming is verkregen, kunnen wij gegevens over websitegebruik en advertentieprestaties doorgeven aan of laten verzamelen door Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel of andere relevante platforms. De specifieke gegevens en de wijze van doorgifte hangen af van de ingeschakelde tools, de betreffende configuratie, de toestemmingskeuzes van gebruikers en het toepasselijke recht. Deze platforms kunnen, afhankelijk van hun rol en voorwaarden, zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingsactiviteiten.

Klantenservice en andere dienstverleners: Indien noodzakelijk kunnen wij gebruikmaken van e-maildiensten, tools voor klantenondersteuning, systeemonderhoudsdiensten of andere ondersteunende diensten voor de verwerking van informatie over bestellingen en klantcommunicatie.

Wanneer een derde partij namens ons als verwerker persoonsgegevens verwerkt, leggen wij, voor zover de GDPR dit vereist, in passende contractuele afspraken de verwerkingsdoeleinden, de omvang van de verwerking, gegevensbeveiliging, geheimhoudingsverplichtingen, subverwerking en andere relevante verantwoordelijkheden vast. Wanneer een derde partij als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is deze partij zelf verantwoordelijk voor haar eigen verwerkingsactiviteiten.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet, tenzij dit noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven bedrijfsdoel, het nakomen van wettelijke verplichtingen, de bescherming van gerechtvaardigde belangen of een andere door het toepasselijke recht toegestane situatie. Iedere gegevensverstrekking blijft beperkt tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is en moet voldoen aan de toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming.

9. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Omdat grensoverschrijdende e-commerce gebruikmaakt van dienstverleners die zich in verschillende landen of regio's bevinden, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte worden geraadpleegd, verwerkt of opgeslagen. Dit kan zich voordoen bij websitehosting, clouddiensten, betalingsverwerking, coördinatie van bezorging, technische ondersteuning, gegevensanalyse of advertentiediensten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven vanuit de Europese Economische Ruimte aan een derde land of een internationale organisatie waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, nemen wij, afhankelijk van de omstandigheden, passende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de GDPR. Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC's). Wanneer de wet dit vereist, beoordelen wij ook de juridische omgeving in het ontvangende land en treffen wij noodzakelijke aanvullende maatregelen.

Waar van toepassing kunnen wij persoonsgegevens ook doorgeven op basis van een geldig adequaatheidsbesluit of een ander wettelijk doorgiftemechanisme dat door de GDPR wordt erkend. Het specifieke mechanisme hangt af van de locatie van de ontvanger, het doel van de doorgifte, het type gegevens en de betreffende dienstverleningsafspraken.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens ontslaat ons niet van onze verplichtingen inzake gegevensbescherming uit hoofde van het toepasselijke recht. Waar de relevante vereisten van toepassing zijn, nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens tijdens de doorgifte een passend beschermingsniveau behouden. Gebruikers kunnen via de in deze toelichting vermelde contactgegevens vragen stellen over de betreffende gegevensverwerking of internationale doorgifte, of hun toepasselijke wettelijke rechten uitoefenen.

10. Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens op basis van de verwerkingsdoeleinden, het type gegevens, de zakelijke behoeften, wettelijke bewaarplichten en de termijn die noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Wanneer het bewaardoel is bereikt of er geen geldige rechtsgrond voor verdere bewaring bestaat, verwijderen wij de betreffende gegevens, anonimiseren wij deze of beëindigen wij de onnodige verwerking op een andere passende wijze overeenkomstig het toepasselijke recht.

Bestel- en transactiegegevens: Gegevens over bestellingen, betalingen, facturen, terugbetalingen en transacties kunnen gedurende de in de toepasselijke fiscale, boekhoudkundige, consumentenrechtelijke en andere wetgeving voorgeschreven termijn worden bewaard. De specifieke bewaartermijn hangt af van de toepasselijke wettelijke vereisten en de aard van de betreffende gegevens.

Bezorg- en aftersalesgegevens: Gegevens over bezorging, retourzendingen, omruilingen, terugbetalingen, klachten en geschillen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de betreffende zaken af te handelen. Indien verdere bewaring vereist is door het toepasselijke recht of noodzakelijk is voor de behandeling van geschillen, het nakomen van wettelijke verplichtingen of de bescherming van gerechtvaardigde belangen, kunnen wij deze gegevens binnen de noodzakelijke grenzen langer bewaren.

Klantenserviceregistraties: Registraties van klantvragen, klachten en gerelateerde communicatie worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om verzoeken af te handelen, aftersaleszaken op te volgen, geschillen op te lossen en de betreffende verwerkingsactiviteiten aan te tonen.

Technische en beveiligingsregistraties: Serverlogs, toegangsregistraties en andere beveiligingsgegevens worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is voor de werking van de website, beveiligingsmonitoring, probleemoplossing en risicoonderzoek. Wanneer deze gegevens niet langer nodig zijn voor de betreffende doeleinden, worden zij overeenkomstig de toepasselijke regels verwijderd of geanonimiseerd.

Analytische gegevens: De bewaartermijn van analytische gegevens hangt af van de configuratie van de gebruikte tools, het type gegevens, het analysed doel en de toestemmingskeuzes van gebruikers. Voor analytische technologieën waarvoor wettelijk toestemming vereist is, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke toestemmingsvereisten.

Marketinggegevens: Contactgegevens voor marketing en bijbehorende toestemmingsregistraties worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het marketingdoel. Wanneer gebruikers hun toestemming intrekken of een toepasselijk bezwaar indienen, beëindigen wij de betreffende marketingverwerking en bewaren wij, voor zover noodzakelijk, registraties om de toestemmingsstatus aan te tonen, de keuze van de gebruiker uit te voeren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

De specifieke bewaartermijnen kunnen verschillen afhankelijk van de gegevenscategorie, de toepasselijke wetgeving, contractuele verplichtingen en eventuele geschillen. Wij gebruiken zakelijke behoeften niet als reden om persoonsgegevens onbeperkt te bewaren.

11. Rechten van gebruikers op grond van de GDPR

Voor zover de GDPR van toepassing is, kunnen betrokkenen, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten op het gebied van gegevensbescherming uitoefenen. Deze rechten zijn onderworpen aan de voorwaarden, uitzonderingen en andere beperkingen die in de GDPR en de toepasselijke wetgeving zijn vastgelegd.

Recht op inzage: Gebruikers hebben het recht om bevestiging te verkrijgen over de vraag of wij hun persoonsgegevens verwerken en, indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, inzage te krijgen in de betreffende gegevens en de relevante verwerkingsinformatie zoals bepaald in de GDPR.

Recht op rectificatie: Gebruikers hebben het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en, waar van toepassing, onvolledige persoonsgegevens aan te laten vullen.

Recht op gegevenswissing: Gebruikers hebben het recht om in de door de GDPR bepaalde omstandigheden verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken, bijvoorbeeld wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de oorspronkelijke doeleinden, wanneer de gebruiker toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking bestaat, of wanneer de verwerking onrechtmatig is. Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Wanneer de toepasselijke wetgeving vereist dat gegevens worden bewaard of een andere wettelijke uitzondering van toepassing is, kunnen wij verplicht zijn de betreffende gegevens binnen de noodzakelijke grenzen te blijven bewaren.

Recht op beperking van de verwerking: Gebruikers hebben het recht om in de door de GDPR bepaalde omstandigheden beperking van de verwerking te verzoeken, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van gegevens wordt betwist en wordt gecontroleerd, of wanneer de rechtmatigheid van de verwerking ter discussie staat en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Tijdens de beperking verwerken wij de betreffende gegevens uitsluitend binnen de grenzen die door de GDPR zijn toegestaan.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Wanneer de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd wordt uitgevoerd, hebben gebruikers, indien aan de voorwaarden van de GDPR is voldaan, het recht om de persoonsgegevens die zij aan ons hebben verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Zij kunnen tevens verzoeken om deze gegevens, indien dit technisch haalbaar is en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Recht van bezwaar: Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, hebben gebruikers het recht om op grond van hun specifieke situatie bezwaar te maken. Wij beoordelen het betreffende verzoek overeenkomstig de GDPR. Wanneer persoonsgegevens voor direct marketing worden verwerkt, hebben gebruikers het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen die verwerking, met inbegrip van profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke direct marketing. Na een bezwaar tegen direct marketing beëindigen wij de verwerking van de betreffende persoonsgegevens voor dat doel.

Recht om toestemming in te trekken: Wanneer de verwerking van persoonsgegevens op toestemming berust, hebben gebruikers het recht om hun toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van geldige toestemming heeft plaatsgevonden.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: Gebruikers hebben het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit van hun gewone verblijfplaats, hun werkplek of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Voor personen in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte hangt de bevoegde toezichthoudende autoriteit af van de specifieke omstandigheden en het toepasselijke recht.

Gebruikers kunnen, voor zover het toepasselijke recht dit toestaat, ook andere rechten op het gebied van gegevensbescherming uitoefenen overeenkomstig de relevante bepalingen.

Om deze rechten uit te oefenen, kunnen gebruikers een verzoek indienen via het e-mailadres dat in deze toelichting is vermeld. Zij dienen duidelijk aan te geven welk recht zij willen uitoefenen en wat het verzoek inhoudt. Om ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens te voorkomen, kunnen wij, voor zover noodzakelijk en redelijk, aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren. Wij vragen geen informatie die niet in verhouding staat tot het verificatiedoel.

Wij behandelen verzoeken overeenkomstig de termijnen en procedures van de GDPR. In de regel reageren wij binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn, wanneer de wet dit toestaat, worden verlengd. In dat geval informeren wij de gebruiker binnen de toepasselijke termijn over de verlenging en de redenen daarvoor. Wanneer wij een verzoek wettelijk niet kunnen inwilligen, geven wij, voor zover het toepasselijke recht dit vereist, de redenen daarvoor aan en informeren wij de gebruiker over de beschikbare verdere rechtsmiddelen.

De uitoefening van gegevensbeschermingsrechten is doorgaans kosteloos. Voor verzoeken die kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, staat de GDPR onder bepaalde voorwaarden toe dat een redelijke vergoeding wordt gevraagd of dat het verzoek wordt geweigerd.

12. Maatregelen voor gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, onopzettelijk verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking. Daarbij houden wij rekening met de aard van de persoonsgegevens, de omvang van de verwerking, de beschikbare technologie en de mogelijke risico's.

De maatregelen kunnen bestaan uit toegangsrechtenbeheer, authenticatie, waar nodig gegevensversleuteling, systeembeveiligingsmonitoring, back-up- en herstelmechanismen, software-updates, kwetsbaarheidsbeheer, interne procedures en passend beheer van relevante dienstverleners. De specifieke maatregelen worden uitgevoerd en aangepast op basis van de systeemarchitectuur, het type gegevens en de feitelijke risico's.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen voor wie deze toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden en verlangen, waar van toepassing, dat relevante personen en dienstverleners hun geheimhoudingsverplichtingen naleven. Voor hosting-, betalings-, bezorg-, analyse- en andere diensten van derden beoordelen wij passende beveiligings- en contractuele waarborgen, rekening houdend met hun rol en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Hoewel wij redelijke en passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan niet worden gegarandeerd dat gegevensoverdracht via internet, elektronische opslagsystemen of diensten van derden vrij is van alle beveiligingsrisico's. Wij beschrijven onze beveiligingsmaatregelen daarom niet als een absolute garantie dat alle risico's kunnen worden uitgesloten.

Als zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij de aard en gevolgen van het incident en de bijbehorende risico's overeenkomstig de GDPR en andere toepasselijke wetgeving. Wanneer de wet dit vereist, melden wij het incident aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit of informeren wij de betrokken personen wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.

13. Bescherming van persoonsgegevens van kinderen

Deze website is bedoeld voor gebruikers die wettelijk in staat zijn de betreffende aankopen te doen of de betreffende diensten te gebruiken. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen buiten hetgeen noodzakelijk is voor het leveren van de websitefuncties en verwerken geen persoonsgegevens van kinderen zonder passende rechtsgrond.

Op grond van artikel 8 van de GDPR hangt de toepasselijke digitale toestemmingsleeftijd af van de wetgeving van de betreffende lidstaat wanneer een dienst van de informatiemaatschappij rechtstreeks aan een kind wordt aangeboden en de verwerking op toestemming is gebaseerd. Binnen de door de GDPR toegestane grenzen kan een lidstaat deze leeftijd vaststellen op ten minste 13 jaar en ten hoogste 16 jaar. In de relevante gevallen moeten kinderen onder de toepasselijke leeftijd toestemming verkrijgen van of laten verlenen door hun ouder of voogd.

Wanneer een specifieke dienst of verwerkingsactiviteit wettelijk toestemming van een ouder of voogd vereist, behandelen wij deze vereiste overeenkomstig het toepasselijke recht. Voor diensten die niet geschikt zijn voor kinderen of waarvoor wettelijke leeftijdsbeperkingen gelden, voldoen wij aan de relevante wettelijke vereisten.

Wanneer wij vaststellen dat verzamelde persoonsgegevens betrekking hebben op kinderen en dat de verzameling of verwerking niet over een passende rechtsgrond beschikt, nemen wij, afhankelijk van de omstandigheden en het toepasselijke recht, redelijke maatregelen, waaronder het verwijderen van de betreffende gegevens of het beëindigen van de onrechtmatige verwerking.

14. Wijzigingen van deze toelichting

Wij kunnen deze toelichting aanpassen als gevolg van wijzigingen in de toepasselijke wetgeving, aanpassingen van websitefuncties, wijzigingen in bedrijfsprocessen, veranderingen in de dienstverlening door derden of aanpassingen van de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

De bijgewerkte versie wordt op deze website gepubliceerd en treedt in werking op de ingangsdatum die op de pagina wordt vermeld. Indien geen afzonderlijke ingangsdatum wordt vermeld, treedt de bijgewerkte versie bij publicatie in werking. Wij voldoen aan de toepasselijke kennisgevingsverplichtingen op basis van de aard van de wijzigingen en de wettelijke vereisten.

Wanneer wezenlijke wijzigingen betrekking hebben op de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens, de rechtsgrond, de ontvangers van gegevens, internationale doorgifte of de rechten van gebruikers, en het toepasselijke recht aanvullende kennisgeving of het opnieuw verkrijgen van toestemming vereist, nemen wij passende maatregelen overeenkomstig de relevante wettelijke vereisten.

Een wijziging van deze toelichting vormt niet automatisch toestemming voor niet-noodzakelijke cookies of andere verwerkingsactiviteiten waarvoor voorafgaande toestemming vereist is. Voor verwerkingsactiviteiten waarvoor de toestemming van de gebruiker wettelijk noodzakelijk is, blijven wij voldoen aan de toepasselijke toestemmingsvereisten.

Wij raden gebruikers aan deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de actuele regels voor de verwerking van persoonsgegevens.

15. Contactgegevens en verzoeken inzake gegevensbescherming

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of om verzoeken in te dienen met betrekking tot inzage of verwijdering van gegevens, intrekking van toestemming, rectificatie van gegevens, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking of andere rechten op grond van de GDPR, kunnen gebruikers contact opnemen met Xaracelis via de onderstaande gegevens.

Merknaam: Xaracelis

Adres: Kizawa 569-14, Oyama-shi, Tochigi 323-0014, Japan

Telefoon: +81 90-5837-2146

E-mail: contact@xaracelis.com

Klantenservice: maandag tot en met vrijdag, van 10:00 tot 18:00 uur (Midden-Europese tijd, CET)

Verzoeken om inzage, verwijdering en uitoefening van andere rechten op grond van de GDPR kunnen via het bovenstaande e-mailadres worden ingediend. Om de identificatie en behandeling van het verzoek te vergemakkelijken, wordt aanbevolen in de e-mail het type verzoek en de noodzakelijke relevante informatie te vermelden. Wij verifiëren het verzoek, behandelen de betreffende aangelegenheden en reageren binnen de termijnen die door het toepasselijke recht zijn voorgeschreven.